在word中如何自动生成目录实例详解

时间:2012-05-19   作者:snow   来源:互联网

一篇word文档,内容有大的章,小的节。如何把章节抽出来生成目录?目录通常是长文档不可缺少的部分,有了目录,用户就能很容易地知道文档中有什么内容,如何查找内容等。Word提供了自动生成目录的功能,使目录的制作变得非常简便,而且在文档发生了改变以后,还可以利用更新目录的功能来适应文档的变化。

Word一般是利用标题或者大纲级别来创建目录的,这对那些用WORD写书,写论文的朋友很有帮助。因此,在创建目录之前,应确保希望出现在目录中的标题应用了内置的标题样式(标题1到标题9)。也可以应用包含大纲级别的样式或者自定义的样式。如果文档的结构性能比较好,创建出合格的目录就会变得非常快速简便。

优点:用WORD根据文章的章节自动生成目录不但快捷,而且阅读查找内容时也很方便,只是按住Ctrl点击目录中的某一章节就会直接跳转到该页,更重要的是便于今后修改,因为写完的文章难免多次修改,增加或删减内容。倘若用手工给目录标页,中间内容一改,后面页码全要改是一件很让人头痛的事情。应该自动生成的目录,你可以任意修改文章内容,最后更新一下目录就会重新把目录对应到相应的页码上去。

方法一:使用大纲级别创建目录 
 
        除了应用标题样式外,对标题指定大纲级别同样能快速地创建目录。步骤如下:

        1.执行“视图”→“工具栏”→“大纲”,显示“大纲”工具栏。

        2.将插入点置于要在目录中显示的第一个标题中。

        3.在“大纲”工具栏上,单击打开“大纲级别”下拉框,为此标题选择一个大纲级别。

        4.对希望包含在目录中的每个标题重复进行步骤2和步骤3。

        提示:切换到大纲视图中进行指定大纲级别的操作,可以非常直观地看到其变化过程。

        5.将插入点置于要插入目录的位置。

        6.执行“插入”→“引用”→“索引和目录”→“目录”选项卡。

        7.单击“选项”按钮,取消“样式”的选择,单击“确定”,返回“索引和目录”对话框。

        注意:在此取消“样式”选择主要是为了让大家认识单纯使用大纲级别创建目录的过程。实际应用中,如果对正文中的标题应用了标题样式,那么标题样式(标题1——标题9)和大纲级别(1级——9级)是一一对应的。例如,对某一标题,应用了标题2,即使没有指定大纲级别,其大纲级别也会自动变为2级。如果对其他样式(如自定义样式)设置了目录级别,则下面的“大纲级别”复选框的选择会自动取消且变为灰色不可选。

        8.设置“显示级别”的数目。本例指定了四级大纲级别,但仅在目录中显示前三级。

        9.单击“确定”,在指定位置插入目录。

方法二:使用标题创建目录

        1.1、从标题样式创建目录
  
        步骤:(以下内容在WORD2003中操作,其它版本WORD略有差别,但大同小异。)

  1.在[格式]中选[样式与格式]

  2.出现右边的一条“样式格式”栏,这里面主要就是用到标题1,标题2,标题3。把标题1,标题2,标题3分别应用到文中各个章节的标题上。例如:文中的“第一章制冷概论”我们就需要用标题1定义。而“1.1制冷技术的发展历史”就用标题2定义。如果有1.1.1×××那就用标题3来定义。

  3.当然标题1,标题2,标题3的属性(如字体大小,居中,加粗,等等)可以自行修改的。修改方法:右键点击“标题1”选“修改”,会弹出修改菜单,您可以根据自己的要求自行修改。

  4.用标题1,2,3分别去定义文中的每一章节。定义时很方便,只要把光标点到“第一章制冷概论”上,然后用鼠标左键点一下右边的标题1,就定义好了;同样方法用标题2,3定义1.1;1.1.1;依此类推,第二章,第三章也这样定义,直到全文节尾。

  5.当都定义好后,我们就可以生成目录了。把光标移到文章最开头你要插入目录的空白位置,选[插入]--[引用]--[索引和目录]

  6.选第二个选项卡[目录],然后点右下的确定。

  上图就是自动生成的目录

  7.当你重新修改文章内容后,你需要更新一下目录,方法是:在目录区域内,点右键,选[更新域]

  8.当选[更新域]后,会出现上图的选框,选第二个“更新整个目录”点确定。就OK了。

       1.2、从其他样式创建目录

        如果要从文档的不同样式中创建目录,例如,不需要根据【标题 1】到【标题9】的样式来创建目录,而是根据自定义的【样式1】到【样式3】的样式来创建目录,操作步骤如下:
        (1)将光标移到要插入目录的位置。
        (2)打开对话框,然后单击【选项】按钮,弹出【目录选项】对话框。
        (3)在【有效样式】列表框中找到标题使用的样式,然后在【目录级别】文本框中指定标题的级别。如果不想用某一样式,要删除【目录级别】文本框中的数字。例如,用户可以删除标题1、标题2 和标题3 后面的【目录级别】中的数字。
        (4)单击【确定】按钮,返回到【索引和目录】对话框。
        (5)在【索引和目录】对话框中选择合适的选项后单击【确定】按钮。

  二、创建图表目录
  图表目录也是一种常用的目录,可以在其中列出图片、图表、图形、幻灯片或其他插图的说明,以及它们出现的页码。在建立图表目录时,用户可以根据图表的题注或者自定义样式的图表标签,并参考页序按照排序级别排列,最后在文档中显示图表目录。
  使用题注组织目录的方法如下:
  (1)确保文档中要建立图表目录的图片、表格、图形加有题注。
  (2)将光标移到要插入图表目录的地方。
  (3)单击【插入】菜单中[引用]中的的【索引和目录】菜单项,并在【索引和目录】对话框中选择【图表目录】选项卡。
  (4)在【题注标签】下拉列表框中选择要建立目录的题注,如图表、公式、表格等。
  (5)在【格式】下拉列表框中选择一种目录格式,其他选项与创建一般目录一样,确定后单击【确定】按钮。
  在检查图表目录后,当将鼠标移到目录项目上时,鼠标指针会变为手形,单击鼠标左键接口跳转到相应的位置。

  利用题注建立图表目录是很方便的,但有时候,文档中的标签是用户键入的,并不是Word的题注功能加上的。这时,就需要使用自定义样式建立图表目录,方法如下:
  (1)打开【索引和目录】对话框,并选中【图表目录】选项卡。
  (2)单击【选项】按钮,弹出【图表目录选项】对话框。
  (3)选中【样式】复选框,并在其右边的下拉列表框中选择图表标签使用的样式名后单击【确定】按钮。
  (4)在【索引和目录】对话框中选择各选项,然后单击【确定】按钮。

  三、创建引文目录
  引文目录与其他目录类似,可以根据不同的引文类型,创建不同的引文目录。在创建引文目录之前,应该确保在文档中有相应的引文。创建引文目录的操作步骤如下:
  (1)将光标移到要插入引文目录的位置。
  (2)单击【插入】菜单中的[引用]中的【索引和目录】菜单项,在弹出的【引文和目录】对话框中选择【引文目录】选项卡。
  (3)在【类别】中选择相应的引文类别,注意此种类别应该是引文中已经创建有的引文类型。
  (4)创建的引文目录也有相应的内置引文目录样式来套用,如果要更改,可以单击【更改】按钮。
  (5)如果引文的页码超过五处,可以选中【使用“各处”】复选框,这样可以避免页码过多反而给用户造成不便。
  (6)如果引文过长,可以选择【保留原格式】,以保留原有的引文格式。
  (7)选好目录的制表前导符和格式后,单击【确定】按钮即可。

  如果要标记引文,以创建合适的引文目录,可以按如下方法进行:
  (1)选择要标记的引文。
  (2)打开[引文目录]对话框,单击【标记引文】按钮,弹出【标记引文】对话框。
  (3)在【类别】的下拉列表框中选择合适的类型。
  (4)单击【标记】按钮即可对当前所选的文字进行标记,如果单击【标记全部】按钮,将对存在于文档中的所选文字进行标记。
  (5)如果还要标记其他引文,不要关闭【标记引文】对话框,直接在文档中选取要标记的引文。
  (6)返回【标记引文】对话框,选中的引文将出现在【所选引文】下面,然后单击【标记】即可。
  (7)如果要修改一个存在的类别,可以单击【类别】按钮。
  (8)选中要修改的类别,在【替换为】下面的文本框中输入要替换的文字,单击【替换】按钮即可。
  (9)完成后单击【确定】按钮,回到【标记引文】对话框。单击【关闭】按钮。

  四、更新目录
  Word所创建的目录是以文档的内容为依据,如果文档的内容发生了变化,如页码或者标题发生了变化,就要更新目录,使它与文档的内容保持一致。最好不要直接修改目录,因为这样容易引起目录与文档的内容不一致。
  在创建了目录后,如果想改变目录的格式或者显示的标题等,可以再执行一次创建目录的操作,重新选择格式和显示级别等选项。执行完操作后,会弹出一个对话框,询问是否要替换原来的目录,选择【是】替换原来的目录即可。
  如果只是想更新目录中的数据,以适应文档的变化,而不是要更改目录的格式等项目,可以对着目录单击鼠标右键,在弹出的快捷菜单中单击【更新域】菜单项即可。用户也可以选择目录后,按下F9键更新域。

方法三
        目录的制作分三步进行

        1) 修改标题样式的格式
        通常Word内置的标题样式不符合论文格式要求,需要手动修改。在菜单栏上点“格式|样式”,列表下拉框中选“所有样式”,点击相应的标题样式,然后点“更改”。可修改的内容包括字体、段落、制表位和编号等,按论文格式的要求分别修改标题1-3的格式。

        2) 在各个章节的标题段落应用相应的格式
        章的标题使用“标题1”样式,节标题使用“标题2”,第三层次标题使用“标题3”。使用样式来设置标题的格式还有一个优点,就是更改标题的格式非常方便。假如要把所有一级标题的字号改为小三,只需更改“标题1”样式的格式设置,然后自动更新,所有章的标题字号都变为小三号,不用手工去一一修改,即麻烦又容易出错。关于如何应用样式和自动更新样式,请参考Word帮助。

        3) 提取目录
        按论文格式要求,目录放在正文的前面。在正文前插入一新页(在第一章的标题前插入一个分页符),光标移到新页的开始,添加“目录”二字,并设置好格式。新起一段落,菜单栏选“插入|索引和目录”,点“目录”选项卡,“显示级别”为3级,其他不用改,确定后Word就自动生成目录。若有章节标题不在目录中,肯定是没有使用标题样式或使用不当,不是Word的目录生成有问题,请去相应章节检查。此后若章节标题改变,或页码发生变化,只需更新目录即可。

        注意:目录生成后有时目录文字会有灰色的底纹,这是Word的域底纹,打印时是不会打印出来的(如果你愿意浪费一张纸可以试着打印一目录)。在“工具|选项”的“视图”选项卡可以设置域底纹的显示方式。

方法四
        1、利用Word对整个文本进行排版处理;
        2、先将第一个一级标题选中,再点击工具栏“字体”前“正文”的下拉菜单,选择“标题1”;
        3、此时会在此行前出现一个黑点,表明此行已被设为目录项(前方黑点不会被打印);
        4、对此行进行段落、字体的设置,直到满意;
        5、光标放在刚才筛的目录行中,再点工具栏的格式刷,将文中所有需要设为一级标题的全部用格式刷统一格式;
        6、依照2—5步骤现将文中2级、3级……依次设置完毕;
        7、光标放在文中需要放置目录的位置,点击菜单中的“插入”-“索引和目录”,在“目录”选项单中进行适当设置,也可不用修改,直接使用默认值,确定。
        8、此时目录就会自动生成了;
        9、要想对目录进行字体、字号等的修改,可选中目录进行修改;选取时注意,不要直接点击目录,而将鼠标放在目录左方,光标成空箭头时单击,此时会将整个目录选中,进行修改。如果只想修改某一行,将光标放在该行最后,向前拖选;
        10、如果文章中某一处标题有改动,可在改动完后,在生成的目录上点右键,在右键菜单中点击“更新域”,所修改处在目录中会自动修改。

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