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Word在使用过程中常常忽略的问题之文档打不开 波浪线 自动保存

时间:2017-05-10   作者:snow   来源:互联网

在学习工作中,Word作为必备的工具之一。有些人以为会用一些快捷键、菜单栏就万事大吉,其实不然。

善用Word不光能让我们的职场技能加分,更重要的是能直接提高你的工作和学习效率,省下来的宝贵时间,才是我们最值得珍惜的财富。

现在,小四就总结一下Word小白在使用过程中常常忽略的问题:

问题1:为什么你发给别人的Word文档,别人却打不开?

首先普及一下Word目前在广为使用的经典版本有Word 2003、2007、2010、2013,其中Word 2003保存的文件默认格式是 .doc 格式,而Word 2007之后的版本文件默认保存格式 .docx 格式。

问题是Word 2003无法打开 .docx 格式的文件,所以就会出现你看起来完好的文件别人却打不开的情况。

解决方法:最简单的万能方法是把Word 高版本(Word 2007之后的版本)编辑完文档后,按F12另存为 .doc 文件即可。(即图中【Word 97-2003文档】)

问题2:如何恰如其分的利用word标尺?

标尺的功能

首行缩进:拖动【倒三角】标志,段落第一行缩进相应字符。

悬挂缩进:拖动左边【正三角】标志,除段落第一行外,该段落其他行均缩进一定字符。

左缩进:拖动左侧【长方形】,段落所有行均向左缩进相应字符

右缩进:拖动右侧【正三角】,段落所有行均向右缩进相应字符

标尺功能演示

具体使用:

(1)落款想【居中对齐】又想【右对齐】。

(2)从其他地方复制的一些表格框,表格中文字位置被调整,也可通过调整标尺来使之恢复正常。

(3)图文混排可以检查某些图片是否居中。

问题3:常常用回车来代替分页,殊不知这样可能会浪费很多时间!

编辑文档时,有些Word小白常常用多次回车另起一页进行下一章节,这样确实能达到分页的目的,但是背后的隐患却很多。

一旦对前文有所删改,空行的位置就会移动,导致下一页首页出现大量空白的情况。这种情况,倘若文本较小是还好,一旦文本很大,就会很浪费时间。

方法一:利用快键键【Ctrl+Enter】直接换页简单方便;

方法二:如果一时忘了快捷键,可以利用Word菜单栏的按钮,【插入】→【页面】→【分页】即可。

问题4:常常利用空格键来代替“首页缩进”、“居中对齐”、“左右对齐”

Word小白们有一个神器【空格键】,不管是首页缩进”还是“居中对齐”、“左右对齐”干什么都用它。实际上这样的潜在问题有很多,最常见的尴尬情况是:按一下空格键嫌少,多按几次空格又嫌多……

首先你不知道空格打的是半角(英文字节)还是全角(中文字节),导致很多混乱,而且最后发现不能对齐后,你是很难找到错误在哪的。

所以,“首页缩进”、“居中对齐”、“左右对齐”还是不要省事的好。

问题5:常常在Word看到一些文字被标记红色和蓝色的波浪线,怎么删除这些波浪线?

还有很多标题前会出现小黑点、浅灰色小点或小方框,如何隐藏他们。

方法:选择【文件】→【选项】→【显示】→ 选择项隐藏相应格式

去掉波浪线的方法:选择【文件】→【选项】→【校对】→去掉勾选“键入时检查拼写”和“键入时标记语法错误”。

问题6:Word忘记保存了,虽然有自动保存,但是默认保存的内容是十分钟之前的,这中间的劳动成果都没了!那有什么办法可以恢复到之前的版本呢?

方法一:可以使用Word自带的“始终创建副本”功能,用户关闭Word将自动创建该文档的副本文件,以备不时之需。

方法二:可以通过点击Word菜单栏中的【文件】→【选项】→【保存】将Word自动保存的时间由默认的10分钟改成3分钟或5分钟,并勾选“如果没保存就关闭,请保留上次自动保留的版本”养成经常【保存】或按快捷键【Ctrl+S】的习惯。

备注:设置间隔时间越短,保存越频繁,若处理文档较大,自动保存会使得程序变慢,一般设置大于等于3分钟即可

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