PPT万全保存大法助你解决文字变形错位 图表视频消失等疑难问题

时间:2017-05-13   作者:snow   来源:互联网

有人说,世界上最悲伤的事,莫过于PPT做完了没点保存。P君觉得不尽然,世界上最悲伤的事,莫过于你觉得自己做了一个完美的PPT然而到了客户面前打开一看,文字变形错位,图表视频消失。那时你想改都来不及改T T

今天就要教大家一下如何防止这种悲伤的事情发生。

防止文字变形错位的4种方法

在其他电脑上打开做好的PPT,精心挑选的字体全部变成了宋体。这个问题产生的原因,是因为制作PPT的电脑里有的字体,别的电脑里不一定有,遇到没有的字体,电脑就自动的显示为默认的宋体了。

那么,这个问题要怎么解决呢?我们有四种常见的方法。

方法一:嵌入字体

Step01 单击【文件】进入后台视图,单击【选项】。

Step02 在弹出的【PowerPoint选项】对话框中,在左侧选择【保存】,将滚动条拉到最下面,勾选【将字体嵌入文件】。

选择【仅嵌入演示文稿中使用的字符(适于减小文件大小)】,则如果你想在其他电脑上修改文字,则只能使用这个演示文稿中已经出现过的字;若使用没有出现过的字,则没有出现过的字仍然会变成宋体。

选择【嵌入所有字符(适用于其他人编辑)】,则文字可以尽情地编辑,但文件会较大,每次保存时间会增长。

使用嵌入字体方法,只需要点一点鼠标,非常方便,但这样保存的PPT文件会很大,并且每次保存的速度也会变慢。更为讨厌的是,如果你使用的字体是未经授权的字体,那么对版权意识非常看重的PowerPoint就不会自动嵌入这个字体,所以有失败的可能性。

方法二:转化为图片

Step01 选中文字的文本框,在鼠标右键菜单中选择【复制】或【剪切】。

Step02 再次单击鼠标右键,在菜单中的【粘贴选项】下,选择【图片】。

这样,文字就被转化为了图片,可以在任何电脑上都完美显示。缺点是文字不能再被修改了。

方法三:转化为形状

Step01 单击【插入】选项卡【形状】,随意选择一个形状,比如【矩形】,绘制【矩形】覆盖文本框。

Step02 按住【Ctrl】键,依次单击文本框、矩形,单击【格式】选项卡【合并形状】-【相交】。

这样,文字就被转化为形状了。和图片一样,优点是在任何电脑上都可以完美显示,缺点是不能再修改文字。

不过把文字转化为形状之后,选择该形状并用鼠标右键选择【编辑顶点】,可以调整出很多非常有趣的变形字效果。如图就是将“演讲比赛”四个字分别转化为形状、编辑顶点后,调整出来的。

方法四:字体打包

将PPT文件中用到的所有特殊字体都找出来,和PPT放在同一个文件夹里。将整个文件夹一起复制到其他电脑里,先安装所有的字体文件,再启动PPT。

这种方法非常简单粗暴,但却万无一失。其缺点是要找出所有的特殊字体,将它们放到和PPT文件相同的文件夹里,再将这些字体和PPT文件一起复制到其他电脑里,要在其他电脑里安装这些字体文件,然后再打开PPT……整个过程工作量很大。

这四种方法的优劣势比较如下表格所示,大家可以根据自己的实际情况进行选择。

防止图表失踪的方法

PPT中图表失踪的问题并不经常发生,但一发生就是伤筋动骨的大事。毕竟文字变形错位也就是丑了点,图表失踪却是怎么也含糊不过去的。

答得喵曾经亲历一个产品经理在汇集公司绝大多数高层领导的经营会议上讲述自己产品的次年度的计划,他激情澎湃地介绍:“XXX产品在去年超越竞品成为市场占有率第一的产品,我们看图表……”只见他大手一挥,身后的大屏幕上却是白晃晃的一片,半张图表也没有。之后,他凭借自己的记忆,描述了图表的情况,总算没有让场面太难看,可是本来十拿九稳的市场预算被延后再议了。

所以,图表失踪的问题,虽不常发生,我们却不得不防。那么,我们要怎么预防呢?

Step01 选择图表,单击鼠标右键,选择【复制】。

Step02 再次单击鼠标右键,在弹出的菜单中选择【粘贴选项】中的【图片】。

这样,图表被转化为图片就可以在任何电脑上显示了。

对于原始图表,可以直接删掉它,如果后续还有更改数据的需要,则可以隐藏它。需要修改时,再显示出来。

隐藏图表的方法:

Step01 单击【开始】选项卡【排列】中的【选择窗格】,调出选择窗格。

Step02 在选择窗格中找到源图表,单击右侧“小眼睛”标志标注,这样图表就隐藏起来了。

在需要修改图表时,再次单击“小眼睛”标志,将图表显示出来并进行修改即可。

——小贴士——

PPT中图表失踪的问题,大抵是由于Office升级了很多年,还有很多电脑在坚持使用07版甚至03版本导致的。因为新版本的Office不论从图表可链接数据的量,还是图表的种类上都增多了很多,一旦试图在旧版本的Office上播放新版本独有的图表,就很容易发生图表失踪的问题。

PPT嵌入视频最可靠的操作指南

一段请专业公司精心拍摄制作的企业宣传片、产品宣传片甚至个人宣传片,是展示公司/产品/自我的非常好的方式。然而很多大赛(比如创业路演大赛)都会要求参赛选手提交PPT,而只字不提是否可以提交视频。于是想要展示这段宣传视频的选手们,选择将视频嵌入到PPT中,在自己的电脑上播放之后,再愉快地提交给主办方。然后在当天演讲时,视频却无法播放。

这样在PPT中嵌入视频的情况,答得喵目睹过很多次,几乎没人可以顺利地播放视频。

我们知道随着Office软件的迭代更新,PPT支持嵌入播放的视频的限制越来越少,即新版的PPT比旧版的PPT可以支持更高分辨率、更高码率、更长时长的视频,PPT的解码机制也越来越成熟。这固然给我们的编辑带来了很多的便利,但我们需要将PPT在其他电脑上放映时也带来了问题。

一方面,Office的向下兼容性几乎为零,也就是说在Office 2016里能顺利播放的视频,Office 2013可能勉强可以播放,到了Office 2010可能就无法播放了。另一方面,还有一些主办方使用非正规渠道得到的Office软件,或者将WPS作为比赛用软件,那么兼容性就更难以预料了。

因此,答得喵对在PPT中嵌入视频的建议是——不要嵌入视频,靠自己的演讲魅力取胜吧。

如果这个视频必须播放,那么可以按以下步骤操作:

Step01和主办方进行协商,将PPT和视频同时提交。

Step02在演讲前打开视频并在开始处暂停,关掉其他多余的软件放映PPT。

Step03演讲到需要播放视频的页面时,按键盘的【Alt】+【Tab】键(或其他软件切换快捷键),切换到视频播放器,播放视频。

Step04视频播放结束,关闭视频播放器直接回到幻灯片放映状态,继续演讲。

如果主办方不允许上述的操作方式,那么可以按以下步骤操作:

Step01 请详细确认主办方正式比赛时使用电脑的系统(Windows 10、Windows 10/7/XP或Mac OS等)、使用的PPT软件(Office2016、Office 2013、Office 2010、Office 2007、Office 2003、WPS等)。

Step02 找一台测试电脑,安装同样的操作系统和同样版本的PPT软件,测试视频可否正常播放。如果可以,提交视频;如果不可以,调整视频。

Step03 准备一个无须播放视频的演讲稿作为PlanB。

Step04 在正式演讲当天,提前在主办方比赛使用的电脑上测试视频可否正常播放。如果可以,则无须调整,如不可以,删除视频,采取PlanB。

预防未知问题的万全保存大法

由于电脑系统和软件的多样性,以及各种盗版、破解、绿色软件使得软件本身受到了一定的“阉割”,功能不全。使用不是制作该PPT的电脑放映PPT时,可能会有各种可预料的、不可预料的问题发生。

根据以往各种演讲经验,答得喵总结了预防未知问题的PPT完全保存大法,分享给大家。

对于每个PPT,答得喵准备三份文件:

1. 原始版本PPT(拓展名为.pptx)。

2. 版本PPT 97-2003(拓展名为.ppt,在软件为Office 2003或WPS演示时使用)。

当原始版本PPT中包含动画时,直接【另存为.ppt】。

当原始版本PPT中不包含动画时,先导出为【每页均为图片】,再【另存为.ppt】。

图片(拓展名为.png或.jpg,每页PPT导出一张图片时使用)。

演讲前预留充足的时间,在放映PPT的电脑上进行测试,根据实际情况,选择使用哪个版本。

要集齐这三份文件,涉及三种操作,我们依次看看具体的操作方法。

另存为97-2003版本的文件(*.ppt):

Step01 打开原始版本PPT,单击【文件】—【另存为】—【更多选项】。

Step02 在弹出的【另存为】对话框中,选择文件保存地址,并在【保存类型】处选择【PowerPoint 97-2003演示文稿(*.ppt)】,单击【保存】。

Step03 弹出【兼容性检查器】对话框,提示你在转化为.ppt格式时会损失多少内容,单击【继续】。即完成另存为操作。.ppt格式的文件会自动替换原始版本,PPT处于打开状态,可以放映PPT检查效果是否满意。

导出每页均为图片的PPT:

Step01 打开原始版本PPT,单击【文件】—【导出】—【更改文件类型】,在列表中选择【PowerPoint图片演示文稿】,单击【另存为】。

Step02 在弹出的【另存为】对话框中选择保存地址,并修改文件名(比如,在文件名后加字母p作为标记),防止图片版本覆盖到可编辑的原始版本。然后单击【保存】。

打开导出的PPT,你会发现每页都变成了一张图片。

这个操作会损失掉PPT中的动画、超链接等,但切换动画可以保留。如果你使用了大量的动画和超链接,那么这个操作则要谨慎使用。

导出为图片:

Step01 打开原始版本PPT,单击【文件】—【导出】—【更改文件类型】,在列表中选择【PNG可移植网络图形格式(*.png)】或【JPEG文件交换格式(*.png)】,单击【另存为】。

Step02 在弹出的【另存为】对话框中选择保存地址,单击【保存】。

Step03 在弹出的对话框中,选择【所有幻灯片】。

Step04 对话框提示文件已保存成功,单击【确定】即可。

之后,整个PPT文件被保存为一个文件夹,文件夹里面是每页幻灯片的图片

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