Excel中合理设置页面即可打印出漂亮的表格且不浪费纸张

时间:2014-07-09   作者:snow   来源:互联网

现在公司招聘,都需要应聘者熟练掌握Excel,会制作漂亮的表格,表格制作完毕就是打印,不过打印出来就不是那么漂亮了,而且还浪费纸张。都需要重新修改调整后,才能打印出漂亮的表格。要说打印漂亮表格其实并不困难,前提是要掌握一些基本的文档和页面设置技巧方能打印出漂亮的表格。

简述

首先应根据打印的具体要求,执行“页面布局→纸张大小”,选择合适的纸张,一般我们默认的纸张大小为A4。完成设置后便会标识工作表的有效打印范围,然后依据这个范围对表格的各个行、列间距进行调整。如果要打印的表格有多页,而每页都需要表头就要设置下重复的标题行,最后是通过“打印预览”窗口,调整相关的页面设置。。

小提示:虽然是以Excel 2007为例介绍,但大部分功能也可以在Word 2007中使用。

纸张选择是基础

当我们完成Excel工作表的数据处理和格式设置时候,首先应根据打印的具体要求,执行“页面布局→纸张大小”,选择合适的纸张,一般我们默认的纸张大小为A4。但如果你的表格比较大,可能就需要更大的纸张以及相应的打印机。接下来应该根据文档内容和结构,在“纸张方向”下选择合适的纸张方向,如果表格的高度大于表格的宽度,一般选择纵向打印,反之,则选择横向打印。而页边距选项,需要根据具体的页面预览效果进行调整,此处可以暂不设置(见图1)。

Excel文档和页面设置      

小提示:在图1所示的窗口中,选择页边距按钮,可选择打印的边距,如果表格比较大,建议选择小,这样可以在纸张上放置更多的数据栏。

完美表格靠调整

完成上述页面布局设置之后,在Excel中会自动以虚线的形式,标识工作表的有效打印范围。我们可以依据该范围,然后根据各个数据行、列的内容合理调整宽度、长度,使整个表格都放置在虚线之类,这个调整工作需要细致操作和反复比较,将表格的各个列、行距调整得合理美观,漂亮表格的关键就是协调的表格的各个行、列间距(见图1)。

重复打印表头

如果要打印的表格有多页,而每页都需要表头,则可设置如下:拖动选中要重复的标题行,并单击“打印标题”按钮,在“页面设置→工作表→顶端标题行”文本框中,就会显示要重复的标题行,类似于Word当中的表格标题行重复命令。

小提示:如果我们只要打印部分表格内容,还可以先拖动选定该区域,并单击“打印区域”按钮,以设置具体的文档打印区域(见图2)。

Excel文档和页面设置

快速调整页面设置

在“页面布局”中,我们只能设置页面的基本布局,如果要预览文档的实际打印效果,还需要单击“页面设置”对话框下方的“打印预览”按钮(也可以执行“Office按钮→打印→打印预览”命令),通过“打印预览”窗口,调整相关的页面设置。勾选“显示边框”项,可以显示文档的上、下、左、右以及页眉、页脚的位置示意线,将鼠标指向该示意线,当光标从放大镜图标变成双箭头图标时,拖动鼠标可以自由改变它们的位置。

小提示:一列数据超出的调整

如果工作表仅有一列数据超出了打印范围,我们既可以适当将左页边距示意线向左拖动一点,也可以向右页边距适当向右拖动一点。如果仅有一行数据超出打印范围,适当调整上下页边距的示意线,即可解决问题(见图3)。

如果我们想要对工作表设置具体的页边距数值,可以单击“页面设置”按钮,打开“页面设置-页边距”对话框进行设置,在此窗口中,可快速设置页面居中(见图3)。如果经过上述打印预览和页面布局调整操作,发现当前的页面布局还是存在问题,还可以再次打开“页面设置”对话框,对纸张大小、方向等设置项进行修改。

Excel文档和页面设置

总而言之,只要我们能够掌握一些基本页面设置技巧,在打印文档之前,充分利用打印预览功能,及时发现隐藏其中的排版问题并加以修正,相信用不了多久,你也可以打印出漂亮的文档。

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