在汇总行上方插入新行后为什么Excel不能自动更新求和公式

时间:2013-09-27   作者:snow   来源:互联网

想必大家在使用Excel过程中难免会遇到这种情况:在汇总行设置好SUM求和公式后,又需要添加新的记录。不要说你没有遇到过哦!默认情况下,在汇总行的上方插入空行并输入数据后,Excel会自动更新求和公式,这个在以前的文章中有介绍过的,详细参考Excel动态求和一文中的方法一。不过还是会发生Excel不能自动更新求和公式的情况,比如当数据区域中包含许多空单元格时尤为明显。经搜索研究整理了几种不错的方法可解决此问题,下面以Windows7+Excel2013为例,有类似情况的朋友不妨参考下。

下图为几个账户的每日资金变动情况,当插入第13行添加“9月12日”“账户B”的记录时,汇总行并未更新公式,C14单元格的公式仍然是“=SUM(C2:C12)”,Excel在选择C14单元格时还用图标给出了提示。

图一:插入行后求和公式不能更新示例

这时可用下面的几种方法来解决,以Windows7+Excel213为例。

方法一:将数据区域转换为表格

将区域转换为表格后,可将表格中的数据单独进行分析和管理,Excel2003中称之为“列表”。步骤如下:

1.删除原区域中的汇总行。

2.选择数据区域中的某个单元格,选择“插入”选项卡,在“表格”组中单击“表格”,弹出“插入表”对话框,单击“确定”。

3.在“表格工具-设计”选项卡的“表格样式选项”组中勾选“汇总行”,给表格添加汇总行。

4.在汇总含的空单元格中选择一种汇总方式,如本例为求和。

图二:在表格的汇总行中选择一种汇总方式

这样,以后在插入新行添加数据后,汇总行中公式的求和范围总能包括新插入的行。

方法二:将空单元格全部输入数值“0”

当区域中没有空单元格时,在汇总行的上方插入新行后,Excel会自动更新求和公式,因而可以将全部空单元格都输入数值“0”来解决这个问题,方法是:

1.选择数据区域,按F5键打开“定位”对话框,单击“定位条件”,在弹出的对话框中选择“空值”后确定。

2.在编辑栏中输入数值“0”,然后按Ctrl+Enter,在所有选中的空单元格中输入“0”即可。

方法三:定义名称+公式

先定义一个名称,然后在求和公式中引用。这个名称所引用的单元格在求和公式所在单元格之上。

1.选择非第一行的某个单元格,如B13单元格,在“公式”选项卡的“定义的名称”组中单击“定义名称”,在弹出的对话框中对新建的名称进行设置,如本例名称为“Last”,引用位置为所选单元格上方的单元格,且为相对引用,如本例为:

=Sheet2!B12

    图三:先定义一个名称然后在公式中使用该名称 

2.修改汇总行单元格中的公式,如B列汇总行的公式为:

=SUM(INDIRECT("B2"):Last)

这样,以后插入新行后也能自动将新增的数据纳入求和范围。

方法四:直接使用公式

除《Excel动态求和一例》方法二所介绍的公式外,还可以在汇总行使用下面的公式,以B列为例:

=SUM(INDIRECT("B2:B"&ROW()-1))

=SUM(OFFSET(B1,,,ROW()-1,))

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